報關準備好報關用的單證是保證出口貨物順利通關的基礎，一般情況下，報關應備單證除出口貨物報關單外，主要包括：托運單（即下貨紙）、一份、貿易合同一份、出口收匯核銷單及海關條件所涉及的。
報關具體范圍：按照法律規定，所有進出境運輸工具、貨物、物品都需要辦理報關手續。報關的具體范圍如下：
1、進出境運輸工具：進出境運輸工具是指用以載用人員、貨物、物品進出境，并在國際間運營的各種境內或船舶、車輛、和馱畜等；
2、進出境貨物：進出境貨物是指一般進出口貨物，保稅貨物，暫準進出境貨物，特定減免稅貨物，過境、轉運和通用及其他進出境貨物；
3、進出境物品：進出境物品是指進出境的行李物品、郵遞物品和其他物品。以進出境人員攜帶、托運等方式進出境的物品為行李物品；以郵遞方式進出境的物品為郵遞物品；其他物品主要包括享有特權和豁免的外國機構或者人員的公務用品和自用物品等。

報關范圍：
1、進出境運輸工具：船舶、車輛、馱畜等；
2、進出境貨物：一些貨物，如通過電纜、管道輸送進出境的水、電等無形的.貨物，如附著在貨品載體上的軟件等也屬報關范圍；
3、進出境物品：行李物品、郵遞物品和其他物品。非貿易性質，以自用合理數量為限。

報關放行：
1、對于一般出口貨物，在發貨人或其代理人如實向海關申報，并如數繳納應繳稅款和有關規費后，海關在出口裝貨單上蓋“海關放行章”出口貨物的發貨人憑以裝船起運出境；
2、出口貨物的退關：申請退關貨物發貨人應當在退關之日起三天內向海關申報退關，經海關核準后方能將貨物運出海關場所；
3、簽發出口退稅報關單：海關放行后，在淺的出口退稅報關單上加蓋“驗訖章”和已向稅務機關備案的海關審核出口退稅負責人的簽章，退還報關單位，在中國每天大約出口價值1.5億美元的貨物，出口核銷退稅每延遲，要給廣大客戶造成很大損失。如何加快出口核銷退稅速度呢？在單證操作方面重要的一點是正確填寫出口報關單。報關單的有關內容必須與船公司傳送給海關的艙單內容一致，才能順利的核銷退稅。對海關接受申報并放行后，由于運輸工具配載等原因，部分貨物未能裝載上原申報的運輸工具的，出口貨物發貨人應及時向海關遞交《出口貨物報關單更改申請單》及更正后的箱單、提單副本進行更正，這樣報關單上內容才能與艙單上內容一致。

報關過程中的一些基本常識和注意事項：
1、報關時間：進口貨物是在運輸工具申報進境之日起十四日內，之后要按日交滯報金；
2、報關單證:提貨單、提單、商業、裝箱單、合同、報關委托書等基本單據，有的進口貨還需提供進口代理合同、保稅備案手冊、進口配額許可證、原產地證、免稅表、、商檢通關單以及信用證付匯憑單等；
3、一般貿易進口的化工品或機械設備等，海關往往要求提品用途、工作原理、成分及含量等，為加通關速度，應事先備好；
4、在向海關申報前，應對貨物有一定的了解，對各種單證進行初步審查，對不清楚或不符合規定的地方應及時向委托人了解或指出，重要的單證或內容，不要擅自替委托人修改；
5、對于重大件等需要車船直取的貨物，可向海關申請預報關。
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